Digitalisierung in der Behörde
Von der Papierakte zur digitalen Bearbeitung
"Digital first" lautet die Devise bei der Deutschen Rentenversicherung Mitteldeutschland. Renten- und Reha-Anträge werden beim größten Regionalträger mittlerweile ausschließlich digital bearbeitet. Dabei ist es noch gar nicht so lange her, dass die klassischen Papierakten ganze Zimmer füllten.
Ausbilder Christian Dier hat während seines Studiums von 2009 bis 2012 noch ganz anders gearbeitet, als er es die Nachwuchskräfte heute lehrt. Im folgenden Beitrag erzählt er, wie die Digitalisierung in der Behörde Einzug hielt, welche Erleichterungen, aber auch Herausforderungen sie mit sich bringt.
"Während meines Studiums von 2009 bis 2012 erfolgte die Aktenbearbeitung ausschließlich in Papierform", erinnert sich Dier.
"Zu jedem Vorgang wurde eine Papierakte angelegt. Bei manchen Vorgängen sammelten sich über die Jahre mehrere hundert Seiten an Papier an, so dass die Akten aus mehreren Bänden bestanden."
Je nach Fallkonstellation gingen diese Papierakten auch an verschiedene Bereiche im Haus. Riefen dann Versicherte in der Sachbearbeitung an, um sich nach dem Sachstand zu erkundigen, konnte der Azubi, Student oder (Sach)-Bearbeiter ohne Akte im Büro nur erschwert Auskunft geben.
Durch die Digitalisierung vieler Abläufe in der Behörde können laut Dier nun viele Personen an unterschiedlichen Orten und aus verschiedenen Bereichen gleichzeitig auf eine Akte zugreifen und dessen gesamten Inhalt einsehen. "Zudem fällt die Lagerung der Papierakten in den Aktenschränken im Büro oder in den großräumigen Archiven weg."
Digitale Arbeit schont Ressourcen und Umwelt
"Insgesamt lief die Umstellung auf die digitale Vorgangsbearbeitung relativ unkompliziert und problemlos", erzählt Dier. Auch bei der digitalen Aktenbearbeitung können die Nachwuchskräfte und (Sach)-Bearbeiter Anmerkungen setzen oder mithilfe der Stempelfunktion Dokumente abzeichnen. Ebenso fallen sämtliche Ausdrucke für die Akte weg, da alle Dokumente direkt in die digitale Akte überführt werden. "So können wir sehr ressourcenschonend und umweltfreundlich arbeiten."
Auch für die Schulungen und Unterweisungen gab es dank der Digitalisierung in der Behörde einige Veränderungen. Noch vor einigen Jahren erhielten die Azubis und Studierenden ihre Schulungsunterlagen ausschließlich in Papierform.
"Während meines Studiums sammelten sich so etwa sechs bis acht prall gefüllte Aktenordner an", erinnert sich der heutige Ausbilder.
Mittlerweile bekommen die #Zukunftssicherer der Deutschen Rentenversicherung Mitteldeutschland ihre Unterlagen fast nur noch in digitaler Form per Mail oder auf ihrem speziell für die Ausbildung eingerichteten Laufwerk. "So können sie die Unterlagen sofort während der Unterweisung digital fortschreiben und manuell abspeichern. Aktuell befindet sich auch unsere digitale Lernplattform im Ausbau", verrät Dier. "Dort hinterlegen wir Lerninhalte, die sich die Nachwuchskräfte selbstständig und in ihrem eigenen Lerntempo erarbeiten können."
Digitales Lernen erfordert neue Maßnahmen
Jedoch haben die digitalen Neuerungen in der Behörde auch dazu geführt, dass wir nun fast die komplette Arbeitszeit am Bildschirm verbringen. "Deshalb achten wir darauf, dass die Azubis und Studierenden kurze Pausen und kleine Entspannungsübungen in ihren Arbeitsalltag einbauen, um die Augen, Schultern und den Rücken zu entlasten", sagt Dier.
Außerdem sind alle Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Schreibtischen und je zwei Bildschirmen ausgestattet. Dies erleichtert den Wechsel zwischen den einzelnen Programmen bei der digitalen Aktenbearbeitung.
Digitales Arbeiten und Lernen hat bei der Deutschen Rentenversicherung Mitteldeutschland viele Erleichterungen gebracht.
Da die Formen der Wissensübermittlung variieren und unterschiedliche Lerntypen ansprechen, gestalten diese neuen Möglichkeiten die Ausbildung und das Studium abwechslungsreicher.
"Trotzdem ist uns der direkte Draht zueinander sehr wichtig", betont Christian Dier. "Das Ausbildungsteam steht daher jederzeit für Fragen zur Verfügung und die individuelle Betreuung unserer #Zukunftssicherer hat für uns oberste Priorität. Nur wenn sich alle wohlfühlen, können wir als Team funktionieren."
Studium und Ausbildung im öffentlichen Dienst
Sieht gut aus für unsere Versicherten und für unsere Mitarbeiter: Die Standorte der Deutschen Rentenversicherung Mitteldeutschland.
Wichtiger Hinweis